Ochrana osobních údajů a majetku

Ochrana osobních údajů

Účel a právní základ zpracování

1. MKN zpracovává osobní údaje v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES a zákona č. 1 10/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.
2. MKN zpracovává osobní údaje uživatelů, je-li zpracování nezbytné pro plnění smluv o poskytování služeb.
3. MKN zpracovává osobní údaje za účelem
   1. poskytování služeb uživatelům,
   2. informování o poskytovaných službách,
   3. ochrany majetku a knihovního fondu,
   4. evidence pohledávek a účetních operací,
   5. statistického hodnocení činnosti MKN.
4. MKN za účelem ochrany majetku a knihovního fondu a zvýšení ochrany práv a svobod těch, kteří by mohli být dotčeni protiprávním jednáním druhých, sleduje a zaznamenává kamerovým systémem pobyt uživatelů. Zpracování je pro účely výše uvedeného oprávněného zájmu nezbytné. Prostory knihovny s kamerovým systémem jsou zřetelně označeny.
5. Je-li to nezbytné, zpracovává MKN též osobní údaje zákonných zástupců nezletilých uživatelů, opatrovníků a ručitelů čtenářů a nakládá s nimi stejným způsobem jako s osobními údaji uživatelů.

Zpracovávané osobní údaje

MKN zpracovává zejména tyto kategorie osobních údajů:

1. identifikační údaje uživatelů adresných služeb,
2. kontaktní údaje uživatelů adresných služeb,
3. údaj o tom, že čtenář je držitelem průkazu TP, ZTP či ZTP-P, pokud chce čerpat výhody, které MKN držitelům průkazu poskytuje,
4. historii výpůjčního procesu,
5. služební údaje o dalších provedených transakcích se čtenářským účtem,
6. údaj o účasti na akci, pokud je podmínkou účasti přihlášení,
7. účetní údaje o provedených peněžitých transakcích, zejména o jejich účelu, místě, čase a dalších náležitostech,
8. údaje o právních krocích, které MKN učinila vůči čtenáři, který se ocitl v prodlení se splněním svého dluhu,
9. kamerové záznamy,
10. IP adresy a cookies návštěvníků webu.

Práva a povinnosti uživatelů v souvislosti s ochranou osobních údajů

1. MKN uživateli na jeho žádost poskytne kopii osobních údajů, které o něm zpracovává. Automatizovaně zpracovávané osobní údaje poskytne ve strojově čitelném formátu. K některým osobním údajům poskytuje MKN přístup online.
2. Čtenář je povinen oznámit MKN případné změny svých identifikačních a kontaktních údajů. Změnu identifikačních údajů (jméno, datum narození, číslo dokladu totožnosti) je čtenář povinen prokázat. Kontaktní údaje (adresa, e-mail a telefon) může čtenář změnit online po přihlášení do svého čtenářského účtu.
3. Na písemnou žádost čtenáře MKN osobní údaje anonymizuje (vymaže identifikační a kontaktní údaje). Podmínkou je, že čtenář nemá vůči MKN žádný dluh. Anonymizací údajů je ukončeno členství čtenáře v MKN.
4. Čtenář, který vůči MKN nemá žádný dluh, může žádat o anonymizaci své historie výpůjčního procesu, aniž by přitom byla ukončena jeho registrace čtenáře. Anonymizací údajů se čtenář vzdává práva na reklamaci skutečnosti, jíž se týká.
5. Čtenář má právo obrátit se kdykoliv se svým podnětem týkajícím se jeho osobních údajů na ředitelku/ředitele MKN, případně podat stížnost na Úřad pro ochranu osobních údajů. Žádosti týkající se osobních údajů vyřizuje MKN bez zbytečného odkladu a v každém případě do 30 dní od obdržení žádosti.Kontaktní údaje:
   1. e-mail: reditelka@knihovnanachod.cz
   2. adresa: Městská knihovna Náchod, Kamenice 105, 547 01 Náchod

Zabezpečení osobních údajů

1. Písemnosti obsahující osobní údaje jsou uchovávány ve služebních prostorách knihovny, kam je zamezen přístup nepovolaných osob obvyklými prostředky. Přístup k těmto písemnostem je omezen pouze na zaměstnance MKN, kteří s nimi pracují v rámci svých pracovních úkolů.
2. Osobní údaje čtenářů MKN uchovává v počítačových databázích. Počítačové databáze jsou uloženy na vyhrazených serverech. Přístup k těmto datům je chráněn systémem přístupových účtů, hesel a práv stanovených v rozsahu potřebném pro plnění úkolů jednotlivých zaměstnanců. Přístup k datům chrání nejméně dva ochranné systémy.
3. Databáze MKN zálohuje. K zálohám databází přistupuje pouze odpovědný zaměstnanec na základě zvláštního pověření ředitele MKN. V případě nutné obnovy počítačové databáze nejsou obnovovány anonymizované údaje.
4. MKN předává osobní údaje třetím osobám pouze tehdy, jestliže o to požádá uživatel ve vztahu ke svým údajům, jestliže tak stanoví právní předpis, nebo v případě ochrany svých práv vůči dlužníkovi.

Doba zpracovávání vybraných osobních údajů

1. Osobní údaje čtenáře MKN uchovává po dobu jeho členství.
2. Účetní údaje MKN uchovává do 1. 1. roku následujícího po uplynutí 5 let od provedení peněžité transakce.
3. MKN uchovává osobní údaje čtenáře, kterému byly rozhodnutím ředitelky MKN podle čl. 8 odepřeny služby, po dobu trvání tohoto opatření.
4. Osobní údaje zákonného zástupce nebo ručitele čtenáře MKN uchovává, dokud trvá důvod pro zastupování či ručení.
5. Kamerové záznamy MKN uchovává obvykle 3 dny. Je-li zachycena událost, kterou je nezbytné prošetřit, uchová MKN záznam po dobu nezbytnou k naplnění účelu.
6. Pomine-li důvod pro uchování osobních údajů, MKN údaje zachycené v počítačových databázích MKN anonymizuje. Osobní údaje zaznamenané v listinné podobě MKN skartuje v souladu s předpisy o archivnictví a spisové službě. Anonymizované údaje jsou dále používány pouze pro statistické účely.

Ochrana majetku

Knihovna má ve vstupní hale nainstalovaný kamerový systém (PDF, otevře se v novém okně), jehož správcem je Město Náchod. Kamery sledují osoby způsobem umožňujícím jejich identifikaci a záznamy se zpracovávají v souladu s GDPR. Cílem je ochrana majetku a osob, prevence trestné činnosti a případné získání důkazů o ní. Záznamy se běžně uchovávají 2 – 3 dny, v případě mimořádných událostí déle a mohou být zpřístupněny příslušným orgánům.

Přístup k záznamům mají pouze poučení zaměstnanci města. Subjekty údajů mají právo na přístup, opravu, výmaz či omezení zpracování svých dat. V tomto případě se mohou obrátit na osobu pověřenou ochranou osobních údajů telefonicky na čísle 491 405 241, 778 466 892 nebo e-mailem zaslaným na adresu podatelna@mestonachod.cz.